Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng nhận thấy, học cách viết thư tín thương mại tiếng Anh đòi hỏi nhiều kĩ năng hơn việc học cách thông thường. Các bạn sinh viên đang học tiếng Anh chuyên ngành Anh văn thương mại sẽ cần nắm vững không chỉ các hình thức và cách tổ chức của một lá thư thương mại mà còn cả việc áp dụng văn phong và ngữ điệu phù hợp cho bài viết.
Thư tín thương mại trong giao thương đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện, được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Hiện nay, hầu hết các thư tín thương mại đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ.
Thư tin thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết hoặc chính là đại diện hình ảnh của một công ty. Khi bạn giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả sẽ giúp thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp.
Do vậy bạn cần nắm được những thông tin cơ bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.
Trong giao dịch thương mại, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:
Ngoài ra còn rất nhiều loại thư tín khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết.
Bố cục của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như bảng bên dưới:
|
Địa chỉ người gửi |
Bregade 51 DK 1260 Copenhagen KDENMARK |
|
Ngày tháng |
May 24th 2020 |
|
Địa chỉ người nhận |
Compuvision LtdWarwick HouseWarwick StreetForest HillLondon SE29 1JFUK |
|
Dòng lưu ý |
For the attention of the Sales Manager |
|
Lời chào |
Dear Sir or Madam |
|
Nội dung lá thư |
Please would you send me details of your DVD video systems. |
|
Phần kết |
Yours faithfully |
|
Chữ kí |
B. Kaseen(Ms) B.Kaseen |
(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)
Địa chỉ của người gửi thường được đặt ở phía góc bên phải của tờ giấy. Việc đặt địa chỉ của người gửi ở góc bên trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng với cách sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ của người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (các dòng không thụt lùi vào đầu dòng).
Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ của người gửi và cách một dòng. Trong trường hợp thư có tiêu đề, ngày tháng thì thường được viết ở phía lề phải của trang giấy, tháng không được viết thành số.
Ví dụ:
Khi viết 01/02/2022, trong tiếng Anh – Anh hiểu là ngày 1 tháng 2 năm 2022 bởi họ quy định thứ tự viết là ngày – tháng – năm. Nhưng trong Anh – Mỹ lại hiểu là ngày 2 tháng Một năm 20202 trong Anh – Mỹ vì họ quy định thứ tự là tháng – năm – ngày
Đuôi của từ chỉ ngày (-th, -rd, -st) có thể được lược bỏ. Ví dụ như 1st January có thể viết là 1 January, và viết hoán đổi thứ tự giữa tháng ngày đều chấp nhận được, ví dụ như 1 February hay February 1.
Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt của bức thư.
Được viết dưới dạng địa chỉ người gửi và được căn lề trái. Nếu như người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của địa chỉ.
Ví dụ: Mr.Nam Nguyen.
Nếu người gửi không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),…
Thậm chí người viết còn có thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ty.
Ví dụ: Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & Marketing Department (Phòng Kinh doanh & Marketing),…
Trong trường hợp người gửi không biết gì về công ty, không biết người/ phòng ban cần gửi một cách chính xác, người viết chỉ cần viết tên của công ty. Sau tên của người nhận/ phòng ban/ công ty, thứ tự của địa chỉ nên trình bày như sau:
Được viết ở phía sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý này sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường được tính bảo mật của lá thư hơn.
Ví dụ: For the attention of the Sales Manager
|
|
Anh |
Mỹ |
|
Trang trọng (Gửi tới người chưa rõ đích danh) |
Dear Sir (Người đàn ông chưa rõ tên) |
Dear Sir: Gentlemen |
|
Ít trang trọng hơn (Gửi tới người đã rõ đích danh) |
Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ |
Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ |
Nội dung này sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng bằng tiếng Anh, hỏi hàng, …)
Ví dụ đối với thư đặt hàng bằng tiếng Anh:
|
Bắt đầu |
Kết thúc |
|
Dear Sir. Dear Sir, Dead Madam, Dear Sir/ Madam |
Yours faithfully |
|
Dear Mr/Mrs + tên |
Yours sincerely |
Đối với bức thư đặt hàng này, người viết đã chỉ ra các thông tin cần thiết cho đơn đặt hàng của mình như: Tên sản phẩm, số lượng, chất lượng, giá cả, cách thức thanh toán, số lượng hàng giao…
Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết thư và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư.
Bước 1: Xác định nội dung bức thư cần truyền tải là gì vì mỗi bức thư tiếng Anh Thương mại thường mang một ý đồ riêng của người viết như:
Bước 2: Lựa chọn hình thức viết thư phù hợp với nhiệm vụ và tình huống thực tế.
Bước 3: Lựa chọn nội dung (content), ngữ điệu (tone) và văn phong (style) thích hợp.
Lựa chọn “cách” bạn viết cũng quan trọng không kém “những gì” bạn viết. Sau đây là một số điểm người viết cần lưu ý:
Trên đây là một vài nội dung cơ bản về viết thư tín thương mại với hy vọng các bạn sinh viên chuyên ngành có thể sử dụng để tiếp tục học tập, nghiên cứu các lĩnh vực sâu hơn của Anh văn thư tín thương mại.